Iso osa suomalaisista yrityksistä käyttää Microsoft 365-ohjelmistoa päivittäin, mutta hyödyntää siitä vain perustoiminnot: sähköpostin, Teamsin ja tiedostojen tallennuksen. Isolla osalla yrityksistä moni Microsoft 365:n tietoturvaa, tiedonhallintaa ja rutiinien automatisointia tukeva ominaisuus jää sen sijaan joko määrittämättä tai hyödyntämättä. Se näkyy arjessa turhana käsityönä, vaikeasti löydettävänä tietona ja tarpeettomina tietoturvariskeinä.
Tässä artikkelissa nostamme esiin kymmenen Microsoft 365 -ominaisuutta ja käyttötapausta, joista yritykset saavat usein nopeasti konkreettista hyötyä.
Mitkä Microsoft 365 -ominaisuudet tuottavat eniten hyötyä?
Eniten hyötyä tuovat yleensä ominaisuudet, jotka automatisoivat rutiineja, parantavat tiedon löydettävyyttä ja vahvistavat tietoturvaa. Osa niistä sisältyy jo tavallisiin Microsoft 365 -lisensseihin, kun taas osa voi edellyttää lisenssin tai asetusten tarkistamista.
Monivaiheinen tunnistautuminen kaikille käyttäjille
Monivaiheinen tunnistautuminen eli MFA on yksi tehokkaimmista tavoista suojata käyttäjätilejä. Se lisää kirjautumiseen ylimääräisen varmennuksen, mikä vaikeuttaa huomattavasti tilien kaappaamista myös silloin, kun salasana on päätynyt vääriin käsiin. Microsoftin mukaan MFA voi estää yli 99,9 prosenttia tilien kaappauksiin johtavista hyökkäyksistä.
Varmistakaa, että MFA on käytössä kaikilla käyttäjillä, myös järjestelmänvalvojilla. Ennen käyttöönottoa kannattaa tarkistaa käytössä olevat sovellukset, palvelutilit ja kirjautumiskäytännöt sekä viestiä muutoksesta henkilöstölle.
Työpöytä ja dokumentit talteen OneDriveen
OneDriven tunnettujen kansioiden siirto ohjaa työpöydän, dokumentit ja kuvat pilveen. Tiedostot ovat käytettävissä eri laitteilla, ja versiohistoria helpottaa aiempien versioiden palauttamista.
Hyöty konkretisoituu viimeistään silloin, kun kannettava hajoaa, katoaa tai vaihtuu uuteen. Uuden laitteen käyttöönotto nopeutuu, koska käyttäjän tärkeät tiedostot ovat saatavilla heti kirjautumisen jälkeen. Synkronointi ei kuitenkaan yksin korvaa organisaation erillisiä palautus-, säilytys- ja poistokäytäntöjä.
SharePoint toimivaksi dokumenttienhallinnaksi
Älkää tallentako kaikkea pelkkiin kansioihin. Kun dokumenteille lisätään tunnistetietoja, kuten asiakas, projekti ja tila, ja niiden pohjalta rakennetaan näkymiä, oikea tiedosto löytyy nopeammin myös taloushallinnossa tai tuessa.
Rakenne kannattaa sopia yhdessä esimerkiksi asiakkaittain ja projekteittain. Näin myös uusi työntekijä löytää tarvitsemansa aineistot ilman jatkuvaa kyselyä. Jos dokumenteille halutaan määrittää säilytysajat, poistot tai erityiset vaatimustenmukaisuussäännöt, ne suunnitellaan ja otetaan käyttöön erikseen.
Microsoft Lists, kun Excel ei enää riitä
Jos tarvitsette rivikohtaista jäljitettävyyttä, ilmoituksia ja selkeitä käyttöoikeuksia, Microsoft Lists sopii tehtävään paremmin kuin jaettu taulukko. Palvelupyynnöt, laiterekisterit ja perehdytyslistat pysyvät järjestyksessä, ja luettelo voidaan tuoda suoraan Teamsiin ilman erillistä työkalua.
Kukaan ei enää lähetä taulukosta uutta versiota sähköpostilla, sillä kaikki tarkastelevat samoja tietoja samassa paikassa.
Hyväksynnät automaattisiksi Power Automaten avulla
Aloittakaa valmiista mallista, esimerkiksi hyväksyntäkierrosta. Kun sopimus tallennetaan SharePointiin, oikea esihenkilö saa ilmoituksen Teamsiin ja kaikki vaiheet kirjautuvat lokiin.
Ohjelmointia ei yleensä tarvita, ja odotusaika sekä turha hallinnollinen työ vähenevät nopeasti. Sama toimintamalli sopii ostolaskuihin, lomapyyntöihin ja tarjousten hyväksyntöihin – kaikkeen, mikä muuten etenee muistuttelemalla. Käyttötapa ja liitännät vaikuttavat siihen, millaisia lisenssejä automaatio edellyttää.
Oma sovellus ilman raskasta kehitysprojektia
Jokaisessa yrityksessä on jokin prosessi, jota hoidetaan Excelissä vain siksi, ettei parempaa työkalua ole käytettävissä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi poissaoloilmoitukset, kalustovaraukset ja työmaaraportit.
Microsoft Power Apps mahdollistaa liiketoiminnan tarpeisiin räätälöityjen sovellusten rakentamisen kevyemmin kuin perinteinen ohjelmistokehitys. Lisenssitarve riippuu kuitenkin sovelluksen tietolähteistä, liitännöistä ja käyttötavasta.
Sovellus toimii selaimessa ja puhelimessa, tieto tallentuu yhteen paikkaan ja raportointi onnistuu ilman tiedostojen yhdistelyä. Verano auttaa tunnistamaan, milloin Power Apps on järkevä ratkaisu ja mitä sen käyttöönotto edellyttää.
Ajanvaraus asiakkaille Microsoft Bookingsilla
Jos Microsoft Bookings on käytössä organisaatiossanne, voitte jakaa varauslinkin verkkosivuilla tai sähköpostin allekirjoituksessa. Asiakas voi valita itse vapaan ajan, joka synkronoituu Outlookin kalenteriin.
Sähköpostiketjut, joissa sopivaa aikaa etsitään viiden viestin voimin, jäävät pois, ja muistutukset lähtevät osallistujille automaattisesti. Myös peruutukset ja siirrot päivittyvät kalenteriin ilman käsityötä, mikä vähentää unohtuneita tapaamisia.
Vaaralliset linkit estoon sähköpostissa
Defenderin Safe Links tarkistaa sähköpostien, Teams-viestien ja tuettujen Office-sovellusten linkkejä silloin, kun niitä klikataan. Jos linkki osoittautuu haitalliseksi, sen avaaminen voidaan estää.
Safe Links sisältyy esimerkiksi Microsoft 365 Business Premiumiin sekä eräisiin muihin Microsoft Defender for Office 365 -lisensseihin. Käyttöönotossa kannattaa tarkistaa, että suojauskäytännöt on määritetty oikein ja että kokonaisuus sopii yrityksen muuhun tietoturvaan.
Arkaluontoiset tiedostot luokitellaan ja suojataan
Arkaluontoisuusmerkinnöillä dokumentit voidaan luokitella esimerkiksi sisäisiksi, luottamuksellisiksi tai asiakastietoja sisältäviksi. Oikein määritettyinä merkinnät voivat salata tiedostoja, lisätä vesileiman ja rajoittaa jakamista.
Merkinnät ovat tärkeä osa tietosuojan kokonaisuutta, mutta ne eivät yksin estä väärän liitteen lähettämistä väärälle vastaanottajalle. Siihen tarvitaan usein lisäksi DLP-käytäntöjä, selkeitä jakamissääntöjä ja henkilöstön ohjeistusta.
Microsoft 365 Copilot arjen apurina
Microsoft 365 Copilot voi auttaa esimerkiksi Teams-palaverien yhteenvedoissa, Word-dokumenttien ensimmäisissä versioissa ja sähköpostin käsittelyssä. Käyttöönotto kannattaa aloittaa pienellä pilottiryhmällä ja kahdella selkeällä käyttötapauksella, kuten myynnin palaverimuistioilla.
Copilot edellyttää yleensä erillistä lisenssiä. Se hyödyntää organisaation tietoa käyttäjän nykyisten käyttöoikeuksien puitteissa, joten käyttöoikeudet, SharePoint-rakenteet ja tiedon luokittelu on syytä tarkistaa ennen pilotointia.
Miten nämä otetaan käyttöön hallitusti?
Aloittakaa ominaisuuksista, jotka parantavat tietoturvaa tai poistavat selvästi toistuvaa käsityötä. Selvittäkää ensin nykyiset lisenssit, käyttöoikeudet ja mahdolliset riippuvuudet esimerkiksi vanhoihin sovelluksiin tai palvelutileihin.
Ottakaa muutokset käyttöön vaiheittain. Tietoturvaominaisuuksissa kannattaa tehdä ensin vaikutusarvio ja rajattu pilotti. Työn sujuvuutta parantavia ratkaisuja, kuten Listsia, Power Automatea tai Bookingsia, voi kokeilla yhdessä tiimissä neljän viikon ajan.
Mitatkaa tulosta liiketoiminnan kielellä: säästettyinä minuutteina tapausta kohden, vähentyneinä virheinä tai lyhentyneinä läpimenoaikoina. Kun ensimmäinen muutos onnistuu, seuraavat on helpompi viedä eteenpäin, koska henkilöstö näkee hyödyn omassa arjessaan.
Yhteenveto
Nopein tapa säästää aikaa, pienentää riskejä ja saada dokumentit järjestykseen on yleensä hyödyntää paremmin sitä, mikä Microsoft 365ä on jo valmiina. Ottakaa tietoturvan perusasiat käyttöön, jäsentäkää dokumentit SharePointissa ja lisätkää kevyt automaatio niihin kohtiin, joissa työ tökkii.
Toimiva Microsoft 365 -ympäristö ei ole pelkkää lisenssien hallintaa. Verano kartoittaa nykytilanteen, jäsentää organisaatiollenne sopivat työkalut ja rakenteet, toteuttaa käyttöönoton sekä tukee kehittämistä myös sen jälkeen.
Käydään yhdessä läpi, mitä Microsoft 365 -ympäristönne osaa jo tänään ja mistä käyttöönotto kannattaa aloittaa.