Monessa organisaatiossa digitaalisia työkaluja on runsaasti. Käytössä voi olla Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, intranet, dokumenttikirjastoja ja erilaisia sisäisiä ohjeita.
Silti työnteko voi tuntua sekavalta. Tietoa etsitään monesta paikasta, dokumenteista on useita versioita ja Teams-kanavia syntyy ilman yhteistä rakennetta.
Ongelma ei silloin ole työkalujen puute, vaan se, ettei työkaluille ole sovittu selkeitä käyttötapoja.
Intranet antaa tiedolle selkeän kodin
Hyvä intranet toimii yhteisenä paikkana sisäiselle tiedolle, ohjeille, uutisille ja prosesseille. Sen tehtävä ei ole vain näyttää hyvältä, vaan auttaa työntekijöitä löytämään tarvitsemansa asiat nopeammin.
Kun intranet on rakennettu organisaation arjen ympärille, se vähentää toistuvia kysymyksiä ja tiedon etsimiseen kuluvaa aikaa.
Se auttaa erityisesti silloin, kun yritys kasvaa, työ tapahtuu eri paikoissa tai tieto on aiemmin ollut hajallaan sähköposteissa, tiedostoissa ja keskustelukanavissa.
Dokumentinhallinta vähentää epävarmuutta
Dokumentinhallinta on yksi modernin tietotyön tärkeimmistä perusasioista. Kun dokumentit ovat oikeassa paikassa, oikeilla käyttöoikeuksilla ja selkeillä vastuilla, työ sujuu paremmin.
Ilman rakennetta käyttäjät eivät välttämättä tiedä, mikä versio on oikea, missä dokumentti sijaitsee tai kuka vastaa sen päivittämisestä.
Hyvä dokumentinhallinta vähentää tätä epävarmuutta ja tekee tiedosta luotettavampaa sekä helpommin käytettävää.
Koulutus auttaa saamaan enemmän irti Microsoft 365:stä
Microsoft 365 tarjoaa paljon mahdollisuuksia, mutta ne eivät avaudu automaattisesti kaikille käyttäjille. Teams, SharePoint, OneDrive ja muut työkalut toimivat parhaiten, kun käyttäjät ymmärtävät, mihin niitä kannattaa käyttää.
Microsoft 365 -koulutukset auttavat luomaan yhteisiä tapoja työskennellä. Ne vähentävät epäselvyyttä, parantavat yhteistyötä ja auttavat organisaatiota hyödyntämään jo olemassa olevia työkaluja paremmin.
Koulutus ei ole vain teknistä opastusta. Se on tapa tehdä työstä yhdenmukaisempaa.
Modernin työn pelikirjat tekevät käytännöistä näkyviä
Monessa yrityksessä työtavat ovat olemassa, mutta niitä ei ole kirjoitettu selkeästi auki. Eri tiimit käyttävät Teamsia eri tavalla, dokumentteja tallennetaan eri paikkoihin ja sisäinen viestintä vaihtelee henkilöittäin.
Modernin työn pelikirjat auttavat tekemään yhteiset toimintatavat näkyviksi.
Ne kertovat, miten työkaluja käytetään, missä tieto sijaitsee, miten dokumentteja hallitaan ja miten organisaatiossa tehdään yhteistyötä.
Kun pelisäännöt ovat selkeät, arki ei ole yhtä lailla riippuvaista yksittäisten ihmisten muistin tai tapojen varasta.
Yhteenveto
Moderni työ ei synny pelkästään uusista työkaluista. Se syntyy siitä, että tieto on löydettävissä, dokumentit ovat hallinnassa, käyttäjät osaavat toimia ja yhteiset käytännöt ovat selkeitä.
Verano auttaa yrityksiä rakentamaan modernia IT:tä ja tietotyötä, jossa intranet, dokumentinhallinta, koulutukset ja pelikirjat tukevat samaa tavoitetta: sujuvampaa ja selkeämpää digitaalista työarkea.