Metsäkeskus sai selkeämmän ja yhteisöllisyyttä vahvistavan intranetin
Suomen metsäkeskus kerää ja jakaa tietoa Suomen metsistä. Se neuvoo ja kouluttaa metsänomistajia metsien hoidossa, kestävässä hyödyntämisessä ja suojelussa. Lisäksi Metsäkeskus valvoo, että yritykset ja yksityishenkilöt noudattavat metsää koskevia lakeja. Metsäkeskus myös edistää sitä, että metsiin perustuvat elinkeinot ovat mahdollisimman monipuolisia ja toiminta on kannattavaa. Metsäkeskuksen toimintaa ohjaa ja rahoittaa maa- ja metsätalousministeriö. Metsäkeskuksessa työskentelee noin 450 ammattilaista, ja se toimii valtakunnallisesti noin 40 toimipisteessä. Suomen metsäkeskus
Suomen metsäkeskuksen edellinen intranet oli ollut käytössä vuodesta 2019 lähtien, mutta sen ylläpito oli päättymässä. Tavoitteena oli rakentaa uusi, Metsäkeskuksen nykyisiä tarpeita paremmin palveleva intranet, joka olisi aikaisempaa selkeämpi, helpompi käyttää ja nopeuttaisi tiedon löytämistä säästäen työaikaa. Uuden intranetin haluttiin lisäksi tukevan yhteisöllisyyttä ja vahvistavan henkilöstön sitoutumista Metsäkeskukseen ja sen tavoitteisiin. Samalla suunniteltiin otettavaksi käyttöön myös Viva Engage, joka integroitaisiin osaksi uutta intranetkokonaisuutta.
Verano suunnitteli ja toteutti Suomen metsäkeskukselle uuden Reppu-intranetin SharePointin moderneilla viestintäsivustoilla Microsoft 365 -ympäristöön. Intranetissä on nyt selkeästi löydettävissä sisäiset uutiset, häiriötiedotteet, tallenteet ja koulutusmateriaalit sekä linkit sisäisiin ohjeisiin toimintajärjestelmässä. Sisäisille tallenteille ja koulutusmateriaaleille luotiin omat tiedostokirjastot, joissa määritellään metatiedot sekä vanhenemisajat, joiden perusteella vastuuhenkilöille ilmoitetaan vanhenevista sisällöistä.
Intranet toteutettiin pitkälti SharePointin oletustoiminnoin. Häiriötiedotteita varten intranetin etusivulle kustomoitiin näkymä, joka näyttää voimassa olevat ja tulevat häiriöt omilla värikoodeillaan. Lisäksi intranetin ylätunnisteeseen toteutettiin Omat linkit -toiminnallisuus, johon käyttäjät voivat poimia tarpeelliset linkit intran pääkäyttäjien ylläpitämästä linkkilistasta.
Uusi intranet on käytettävissä myös Teamsin kautta Connections -sovelluksen avulla. Tämä tuo intran aiempaa helpommin käytettäväksi myös mobiilisti. Projektin osana Metsäkeskuksessa otettiin käyttöön myös Viva Engage, joka integroituu uuteen intraan. Keskustelumahdollisuus Viva Engagen kautta tukee yhteisöllisyyttä.
Verano koulutti intranetin sisällöntuottajat ja pääkäyttäjät sisältöjen hallintaan. Suurimman osan sisällöistä uuteen intraan loivat Metsäkeskuksen sisällöntuottajat, mutta osa sisällöistä siirrettiin vanhasta intranetistä sellaisenaan Veranon avulla.
Uusi intranet on selkeä ja visuaalinen viestintäkanava, jota sekä loppukäyttäjien että sisällöntuottajien on helppo käyttää. Projekti toteutettiin ripeässä, noin kolmen kuukauden aikataulussa, johon molemmat osapuolet sitoutuivat. Yhteistyö jatkuu jatkuvan palvelun merkeissä, joka sisältää intranetin ylläpidon ja jatkokehityksen, pääkäyttäjien tuen sekä Microsoftin M365-roadmapin seurannan.
"Tässä projektissa asiat hoidettiin sovitusti ja aikataulussa.” Metsäkeskuksen intranet-projektipäällikkö Henna Ylinen.
”Veranolaisten kanssa oli helppo tehdä töitä. Veranon tekijöitä oli helppo lähestyä ja asioista puhuttiin teknisen jargonin sijaan ymmärrettävällä ja konkreettisella tavalla.” Metsäkeskuksen intran päätoimittaja Johanna Kleemola
