Intranet on monen organisaation tärkein sisäinen kanava. Se kokoaa yhteen ajankohtaiset uutiset, työkalut, ohjeistukset ja toimii arjen tiedonhallinnan kivijalkana. Kun intranet toimii hyvin, työnteko sujuu, tieto kulkee ja henkilöstö pysyy ajan tasalla. Siksi intranetin rakentaminen tai uudistaminen kannattaa tehdä harkitusti, mutta määrätietoisesti. Tässä blogissa jaamme viisi askelta, joiden avulla intranet-projekti etenee onnistuneesti suunnittelusta julkaisuun ja jatkuvaan kehitykseen asti.
Ensimmäinen askel on tunnistaa lähtökohdat ja tarpeet. Miksi intranet halutaan tai miksi nykyinen kaipaa uudistamista? Tavoitteiden määrittely auttaa koko projektia pysymään oikeilla raiteilla. Hyviä tavoitteita voivat olla esimerkiksi sisäisen viestinnän selkeyttäminen, tiedon löydettävyyden parantaminen, visuaalisen ilmeen nykyaikaistaminen tai mobiilikäytön mahdollistaminen. Samalla on hyvä arvioida organisaation muutosvalmiutta ja resursseja mm. mitä voidaan tehdä itse ja missä tarvitsemme kumppanin tukea.
Intranettiä käyttää useat eri tiimit organisaatiossa ja sisältöä tulee kattavasti eri osa-alueilta. Siksi on hyvä ottaa intranetin kehittämiseen edustajia viestinnästä, HR:stä, johdosta ja muista tarvittavista tiimeistä, jotta eri näkökulmat pääsevät esille. Mieti intranet-projektin suunnittelutiimi/asiantuntijaryhmä, projektipäällikkö, sisällöntuottajat ja ulkopuoliset kumppanit. Myös johdon tuki on tärkeää, jotta projekti saa riittävän resurssoinnin ja painoarvon sisäisessä kehityksessä.
Selkeä ja realistinen aikataulu tuo ryhtiä projektiin ja auttaa varautumaan mahdollisiin haasteisiin. Liian pitkiksi venyneet projektit voivat kadottaa fokuksen ja vähentää tiimin sitoutumista. Projektisuunnitelmassa on tärkeää huomioida lomakaudet, resurssien saatavuus ja muut yhtäaikaiset hankkeet. Usein noin 3–4 kuukauden aikataulu riittää siihen, että ensimmäinen versio intranetistä saadaan käyttöön.
Lopullinen aikataulu riippuu kuitenkin paljon projektin laajuudesta, esimerkiksi siitä, kuinka paljon uuteen intranetiin suunnitellaan lisäosia, integraatioita ja sisältöä. Jotkut intranet-projektit ovat kevyitä ja nopeita kokonaisuuksia, kun taas laajemmat ja monipuolisemmat toteutukset voivat vaatia enemmän aikaa suunnitteluun, toteutukseen ja sisällöntuotantoon. Olennaista on vaiheistaa projekti selkeästi ja edetä askel kerrallaan kohti tavoitetta.
Esimerkkiaikataulu kevyestä 4kk intranet-projektista
Neljäs askel liittyy intranetin kokonaisuuden suunnitteluun. Intranet ei ole vain tiedotuskanava, vaan sen tulisi olla aidosti käyttäjiä palveleva työympäristö. Suunnittelussa kannattaa miettiä, millainen rakenne, kieli ja visuaalinen ilme palvelevat käyttäjiä parhaiten. SharePointin teknologia tarjoaa hyvät mahdollisuudet rakenteiden, hakutoimintojen ja mobiiliversion toteuttamiseen. Viva Connectionsin avulla intranet voidaan tuoda suoraan Teamsin käyttöliittymään, mikä tekee sen käytöstä entistä luontevampaa. Intranettiin voi myös yhdistää muita sovelluksia, kuten tapahtumakalenterin, palautelomakkeita tai lomakeautomaatioita.
Viides ja viimeinen askel on hyvä kommunikointi ja jatkokehittäminen. On tärkeää varmistaa, että sisällöntuottajat osaavat käyttää intranetiä ja että käyttäjät saavat siitä hyötyä arjessaan. Hyväkään intranet ei ole hyödyllinen, jos sitä ei osata käyttää tai sen sisältö jää päivittämättä. Siksi jatkuva tuki, koulutus ja palautteen kerääminen ovat keskeisiä.
Tänä päivänä intranet voi hyödyntää myös tekoälyä. Esimerkiksi SharePoint-agentit tuovat käyttöön luonnollisen kielen avustajia, jotka osaavat vastata käyttäjien kysymyksiin ja ohjata oikean tiedon äärelle. Agentit voi räätälöidä tiettyihin sisältöihin, ja ne toimivat saumattomasti myös Teamsin kautta. Mikäli intranetissä on hyödynnetty tekoälyä, on sitä tärkeä kouluttaa ja kehittää jatkuvasti.
Yhteenvetona voi todeta, että intranet-projektin onnistuminen perustuu selkeisiin tavoitteisiin, osaavaan tiimiin, realistiseen aikatauluun, käyttäjälähtöiseen suunnitteluun ja jatkuvaan kehittämiseen.
Suunnittelemme ja toteutamme SharePoint-pohjaisia intranettejä, jotka eivät ainoastaan täytä tämän päivän vaatimuksia, vaan elävät mukana organisaation arjessa ja kasvavat sen mukana. Kuuntelemme käyttäjiä, tuemme sisällöntuottajia ja varmistamme, että jokainen ratkaisu on aidosti hyödyllinen, helppokäyttöinen ja organisaationne näköinen.
Autamme kartoittamaan käyttäjien tarpeet ja toiveet intranetin kehityksen pohjaksi.
Haastattelemme keskeiset toimijat ja luomme realistisen pohjan intranet-projektille.
Suunnitellaan 3-6 työpajan avulla tarpeisiinne sopiva intranet. Tehdään myös ratkaisukuvaus ja toteutussuunnitelma.
Toteutamme suunnitelman mukaisen intranetin ja koulutamme sisällöntuottajat ja loppukäyttäjät.
