Teams tehokäyttöön Raklilla
RAKLI on Suomen kattavin ja vaikuttavin kiinteistöjen ammattimaisten omistajien, kiinteistösijoittajien, toimitilajohdon ja rakennuttajien järjestö. RAKLI on Veranon pitkäaikainen IT-ulkoistusasiakas.
Etätyön lisääntyminen nosti esiin tarpeen tehokkaampaan tiimityöhön ja viestintään RAKLIlla. Koska Microsoft Teams oli jo käytössä pikaviestintään ja kokouksiin, saman työkalun käyttöä haluttiin laajentaa tiimi- ja projektityöhön sekä koko organisaation yhteiseen viestintään.
Veranon avulla RAKLIlle suunniteltiin modernin työn pelikirja sekä Teams-työtilojen toimiva rakenne. Teamsin käyttöönottoa vauhdittivat Veranon pitämät Teams-koulutukset.
RAKLIlla työskentelee 16 asiantuntijaa, joten kaikki sisäinen viestintä ja suuri osa dokumenttityöstä oli mahdollista keskittää Teamsiin. Pysyvämpien tiedostojen säilytyspaikka on SharePointissa. RAKLIn modernin työn pelikirjaan on koottu tärkeimmät linjaukset siitä, mikä on raklilaisten tapa käyttää Teamsiä ja muita Microsoft 365 -työkaluja.
Teams-koulutusten ja pelikirjan ansiosta saimme Teamsin paremmin jalkautettua toimintaamme. Pelikirjan suunnittelu auttoi ymmärtämään Teamsin hyödyt ja laukaisi ajatusprosessin siitä, miten haluamme toimia, kertoo Långström.
Teams-koulutukset raklilaisille järjestettiin reilun kuukauden mittaisena sarjana. Ensimmäisessä, pidemmässä koulutuksessa perehdyttiin RAKLIn Teams-ympäristöön ja yhteisiin työtapoihin. Sen jälkeen Teamsin toiminnallisuuksia käytiin läpi puolen tunnin lyhytkoulutuksissa, joita järjestettiin joka päivä useamman viikon ajan.
"Teamsin käyttö lähentää meitä nyt, kun teemme kaiken etänä. Avoimuus on lisääntynyt ja sisäinen sähköposti on lähes nollissa. Meille on iso asia, että koko toimistoa koskeva viestintä hoidetaan Teamsissä eikä sähköpostilla."
