Googlesta Microsoftiin, työtapojen modernisointi ja intranetin uudistus
Designtalo Pentikillä on verkkokaupan lisäksi yli 40 myymälää ympäri Suomen ja lisäksi hallinnolliset toimipisteet sekä Helsingissä että Posiolla. Sisäisen viestinnän ja työnteon tulee olla sujuvaa niin toimistolla, myymälöissä, logistiikkakeskuksessa kuin Posion keramiikkatehtaalla. Lisäksi Pentikin tuotteita myyvät useat jälleenmyyjät, joille jaetaan mm. tuotetietoja säännöllisesti.
Pentik oli pitkään hyödyntänyt Googlen pilvityökaluja mm. tiedostojen hallintaan ja kokouksiin. Jaettujen tiedostojen rakenteisiin ja käyttöoikeuksiin oli vuosien varrella kertynyt epäloogisuuksia. Drupal-pohjainen intranet oli aktiivisessa käytössä, mutta sen toiminnallisuudet vaativat kehittämistä. Lisäksi intranetin toivottiin palvelevan tasapuolisemmin kaikkien henkilöstöryhmien tarpeita.
Kun uuden intranetin rakentaminen alkoi tuntua ajankohtaiselta, Pentik päätti siirtää koko työskentelyalustansa Microsoft 365:een, jotta Teamsin käyttö tiimityöhön ja intranetin rakentaminen SharePoint-alustalle olisi mahdollista. Tärkein syy Microsoftin palveluihin siirtymiselle oli mahdollisuus hyödyntää modernia SharePointia uuden intranetin alustana ja muita M365-palveluja sen rinnalla. Siirtymää vauhditti myös aiemmin Microsoftin alustalle tehty ERP-uudistus sekä tarve helpottaa eri järjestelmiin tunnistautumista.
Hallittu siirtyminen Googlesta Microsoftiin
Verano aloitti Pentikin ekosysteemin siirron Googlesta Microsoftiin tiedosto- ja sähköpostimigraatioilla Microsoft 365 -ympäristöön. Tämän jälkeen Veranon vetämissä koulutuksissa loppukäyttäjät ohjattiin Outlookin, OneDriven ja Teamsin käyttöön.
Uusi intranet tukee Pentikin prosesseja
Seuraava askel oli uusi intranet. Verano suunnitteli ja toteutti Pentikin prosesseja tukevan intranet-kokonaisuuden sekä intraan kiinteästi linkittyvät sovellukset, joilla voidaan mm. tehdä myymälöiden laadunhallintaa valokuvien avulla sekä antaa ketjutasolta tehtäviä useisiin myymälöihin kerralla. Myymälöiden tehtävät linkittyvät intranetin uutisiin.
Viestinnällinen intranet, Pentik Paletti, pitää sisällään tärkeää tuote-, myymälä-, markkinointi-, yritys- ja henkilöstötietoa sekä uutisia kustakin aihealueesta. Tärkeimmät tunnusluvut löytyvät PowerBI-raporttien kautta heti intranetin etusivulta. Pentikin jälleenmyyjille tehtiin oma extranet-sivusto, johon kopioidaan automaation avulla osa intranetin sisällöistä.
"Lähdimme alun perin tekemään puhtaasti intraprojektia, mutta saimme projektin myötä käyttöön myös joukon päivittäistä työtä ja viestintää tehostavia työkaluja, jotka varmasti maksavat itsensä takaisin."
Sisällöntuottajien ja pääkäyttäjien koulutukset
Verano koulutti intranetin pääkäyttäjät sekä kymmenet sisällöntuottajat. Sisältötyötä tehtiin Pentikillä aktiivisesti muutaman kuukauden ajan. Uusi intranet otettiin käyttöön alkuvuodesta 2022, ja siihen linkittyvät sovellukset asteittain sen jälkeen.
Uusi intranetkokonaisuus ja muut Microsoft 365 -työkalut sujuvoittavat arkea, parantavat sisäistä viestintää ja tehostavat työtä Pentikillä.
Lopputuloksen lisäksi Pentikillä ollaan tyytyväisiä projektin läpivientiin Veranolla.
"Intranet-projektin myötä otimme ison askeleen tähän aikaan. Uudet työkalut palvelevat arkeamme todella hyvin."
"Yhteistyö Veranon kanssa on todella joustavaa ja asiakaslähtöistä. Etsimme yhdessä Pentikille parhaita ratkaisuja ja Veranon asiantuntijat syventyivät tarpeisiimme todella hyvin."
