Yhteiset pelisäännöt tuovat ryhtiä digityöhön
Sekavia tiedostorakenteita, vaihtelevia käytäntöjä, viestejä ja ilmoituksia monista eri välineistä? Jotta digityöstä ei tule kaaosta, yhteiset työtavat ja eri työkalujen roolit kannattaa koota yhteiseen pelikirjaan, josta on helppo katsoa toimintaohjeet.
Microsoft 365:ssä on paljon työkaluja ja mahdollisuuksia. Jotta niiden avulla voidaan tehostaa työntekoa, työkalujen käyttötarkoitukset ja -tavat omassa organisaatiossa kannattaa suunnitella ja ohjeistaa. Modernin työn pelikirja kokoaa yhteen koko organisaatiolle tarkoitetut linjaukset Microsoft 365 -palvelujen ja muiden tärkeiden työkalujen käytöstä ja yhteisistä työtavoista.
Työstämme yhdessä kanssanne modernin työn pelikirjan eli suunnittelemme ja dokumentoimme tarpeisiinne sopivat työtavat ja eri työkalujen roolituksen.
Pelikirja toimii kaikkien yhteisenä ohjeena. Kun jokainen työntekijä tietää, että yhteiset työtavat on koottu pelikirjaan, siihen on aina helppo palata, kun joku asia työnteossa askarruttaa. Myös perehdytystilanteissa pelikirja on kullan arvoinen.
Tiedostojen löytäminen helpottuu:
Selkeä rakenne ja ohjeet siitä, minne ja miten tiedostoja tallennetaan, auttavat käyttäjiä löytämään tarvitsemansa tiedostot nopeasti. Tämä säästää aikaa ja vähentää turhautumista.
Tehokkuus parantuu:
Kun kaikilla on selkeä ohjeistus siitä, mitä työkaluja käytetään eri tehtävissä, työntekijät voivat käyttää aikansa tehokkaammin ja välttää hukkaan menevää aikaa etsimällä oikeita työkaluja tai ratkaisuja.
Sujuvampi yhteistyö:
Ei enää hukkuvia sähköpostiviestejä tai pitkiä sähköpostiketjuja. Selkeät ohjeet Teamsin ja SharePointin kaltaisten työkalujen käytöstä voivat edistää parempaa tiimityötä ja yhteistyötä organisaatiossa. Kaikki tietävät, miten kommunikoida ja jakaa tietoa tehokkaasti.
Aikasäästöt:
Tehokkaat kokouskäytännöt auttavat vähentämään tarpeettomia kokousaikoja ja varmistavat, että kokoukset ovat suunnitellut ja tuottavat. Tämä säästää aikaa kaikille osallistujille.
Nopeampi perehdytys:
Uusien työntekijöiden on helpompi oppia ja ymmärtää organisaation käytännöt, kun heillä on selkeät ohjeet käytettävistä työkaluista ja niiden käyttötavoista. Tämä lyhentää perehdytysaikaa.
Veranon vetämissä modernin työn projekteissa pelikirjan tekoa seuraa useimmiten koulutukset, joissa käydään läpi yhteiset pelisäännöt ja vinkkejä työn tehostamiseen Teamsin ja muiden M365-välineiden avulla. Koulutukset auttavat jalkauttamaan yhteiset toimintatavat, eikä pelikirja jää vain kirjahyllyyn pölyttymään. Pelikirja toimii tärkeänä koulutusmateriaalina, ja myös koulutustallenteisiin on aina mahdollista palata jälkikäteen.
Tiedostotyö, viestintä, kokouskäytännöt ja liiketoimintaa tukevat prosessit käydään läpi pelikirjan suunnittelutyöpajoissa. Itse pelikirja voidaan toteuttaa tiedostomuodossa, Teams-sovelluksena tai SharePoint-sivuina vaikkapa osana yrityksen intranetiä.
Haluatko keskustella lisää miten voisimme auttaa teidän organisaatiota kohti modernimpaa työtä?
