Yksi alusta, yli 10 000 käyttäjää – Tampereen kaupungin uusi intranet tuo tiedon ja ihmiset yhteen
Tampereen kaupungin aikaisempi intranet- ja ekstranet-palvelu perustui Liferay-järjestelmään, mutta se ei enää vastannut modernin työelämän tarpeita. Järjestelmän elinkaarikustannukset olivat korkeat eikä se tukenut riittävällä tavalla nykyaikaista, tehokasta viestintää. Tiedot ja ohjeet olivat hajallaan eri järjestelmissä, mikä hankaloitti niiden löytämistä ja heikensi yhteisöllisyyttä. Lisäksi ajankohtaista tietoa jaettiin useissa kanavissa, kuten sähköpostitse ja Teamsin kautta, mikä lisäsi tiedon pirstaloitumista ja henkilöstön kuormitusta.
Uudistuksen tavoitteena oli luoda SharePoint Onlineen perustuva uusi intranet- ja ekstranet-kokonaisuus, joka palvelee sekä kaupungin 8 500 työntekijää että ulkopuolisia sidosryhmiä ja palveluntuottajia, kuten kaupungin yhtiöitä. Uudessa järjestelmässä keskeisiä asioita ovat tiedon saavutettavuus, käyttäjäryhmien monipuolinen huomiointi ja digitaalisen työntekijäkokemuksen kehittäminen. Uudistuksen tavoitteena oli helpottaa tiedonkulkua, parantaa yhteistyötä ja tukea kaupungin laajempaa digitalisaatiokehitystä. Lisäksi haluttiin tarjota intranetiin sisältöjä julkaiseville helpot työkalut.
Verano suunnitteli ja toteutti Tampereen kaupungille laajan intranet- ja ekstranet-kokonaisuuden SharePoint Onlinen viestintäsivustoilla, osaksi Tampereen seudun Microsoft 365 -ympäristöä. Intranet koostuu kymmenistä viestintäsivustoista, ja ekstranetin puolella jokaiselle sidosryhmälle rakennettiin oma sivustonsa yhteisen ekstranetin lisäksi. Suunnittelussa kiinnitettiin erityistä huomiota Tampereen kaupungin visuaaliseen ilmeeseen: intranetille ja ekstranetille luotiin omat visuaaliset ilmeet, jotka tukevat kaupungin brändiä.
Koska kaupungin intranetissä julkaistaan runsaasti uutisia eri aiheista, käyttäjille mahdollistettiin omien kiinnostuksenkohteiden valinta. Valintojen perusteella intranetin etusivu nostaa esiin käyttäjää kiinnostavia uutisia. Etusivulla näkyvät myös tärkeimmät pääuutiset, uusimmat artikkelit, tapahtumat ja mahdolliset häiriötiedotteet.
Projekti kesti kokonaisuudessaan noin vuoden ja eteni alusta loppuun suunnitellussa aikataulussa. Projektin alkuvaiheessa tarkennettiin intranetin vaatimusmäärittelyä Veranon järjestämissä suunnittelutyöpajoissa. Tämän jälkeen intranet rakennettiin tarkennettujen suunnitelmien pohjalta. Toteutuksen aikana esiin nousi myös uusia kehitystarpeita, joita toteutettiin joustavasti sisällöntuotannon rinnalla.
Verano koulutti intranetin sisällöntuottajia sekä pääkäyttäjät. Sisällöntuottajille järjestettiin Veranon asiantuntijan johdolla myös tukitunteja, joissa syvennyttiin sisällöntuotannon eri osa-alueisiin. Jotta uuden intranetin haku toimisi mahdollisimman hyvin, sitä optimoitiin sekä teknisesti että sisällöllisesti projektin edetessä. Koska SharePoint oli monelle pääkäyttäjälle ja sisällöntuottajalle uusi ympäristö, Verano vahvisti samalla myös Tampereen projektitiimin osaamista SharePointin hyödyntämisestä.
”Projekti sujui hyvässä yhteistyössä Veranon kanssa ja Veranon asiantuntijoiden kanssa on ollut helppo tehdä töitä. Kiitos erityisesti selkeistä koulutuksista ja suunnittelupalavereista.” - Anna-Maria Rauhala, Projektipäällikkö
Tampereen kaupungin työntekijöillä on nyt käytössään moderni SharePoint-intranet, joka kokoaa kaikki tärkeät ohjeet, uutiset ja tiedot yhteen paikkaan. Ajankohtaissisällöt ovat helposti saavutettavissa ja lisäävät yhteisöllisyyttä suuressa, hajautetusti toimivassa organisaatiossa. Osa intranetin sisällöistä jaetaan automaation avulla myös ekstranetin puolelle, mikä helpottaa viestintää ulkoisten sidosryhmien kanssa.
Uusi intranet integroituu saumattomasti osaksi Microsoft 365 -ympäristöä, ja sen kautta pääsee suoraan myös muihin sisäisiin järjestelmiin selkeän Omat työkalut -valikon avulla. Lopputuloksena Tampereen kaupungilla on nyt nykyaikainen ja helppokäyttöinen viestintäratkaisu, joka parantaa tiedonkulkua, tukee yhteistyötä ja vahvistaa työntekijäkokemusta. Yhteistyö Veranon kanssa jatkuu jatkokehityksen ja ylläpidon muodossa.
”Veranon kanssa kaikki asiat ovat ratkenneet nopeasti. Ei ole tarvinnut odotella vastauksia. Hallinnolliset asiat on hoidettu hyvin ja laskutuksen osalta on ollut koko ajan selkeää, mitä laskutetaan.” - Marjut Heikkinen, Projektipäällikkö
